La façon dont vous communiquez avec les autres peut être un avantage dans l’entreprise, dans l’équipe et sur le marché du travail. Comment améliorer votre communication ? Suivez ces quatre conseils.
Personne ne contredit le fait qu’une bonne communication est essentielle à la réussite. Le problème, c’est que beaucoup de gens croient que la communication est suffisamment efficace pour ne pas avoir à s’améliorer dans ce domaine. C’est ce qu’indique la célèbre recherche citée dans The Leader’s Voice de Boyd Clark et Ron Crossland. Selon eux, jusqu’à 90 % des gestionnaires apprécient grandement leurs compétences en communication. Malheureusement, seulement 30 % des employés partagent cette opinion.
Beaucoup de gens, inconsciemment, commettent encore les mêmes erreurs de communication, se condamnant à la stagnation de leur carrière, aux mauvaises relations au travail, à la frustration. Comment devenir un maître de la communication ? Voici quatre conseils qui vous aideront à améliorer votre style de communication et à vous débarrasser des mauvaises habitudes.
1. Ne surestimez pas vos compétences
Les gestionnaires communiquent avec l’équipe et leur consacrent entre 70 et 90 % de leur temps chaque jour. Pour vous assurer que ce temps n’est pas gaspillé, il vaut la peine de vérifier votre efficacité. Vérifiez que vous êtes bien compris par vos employés et pratiquez l’écoute active. Lorsque vous donnez des instructions, ne présumez pas que vous avez été bien compris, mais vérifiez en demandant si vous avez tout bien expliqué. Essayez également de communiquer aussi clairement que possible.
Une commande simple, trop générale « Mettre à jour une présentation pour rencontrer un client » laisse beaucoup de place à l’interprétation et soulève beaucoup de questions pour le destinataire du message : Dois-je faire une présentation standard et coller une diapositive avec une offre spéciale pour un nouveau client ? Est-il suffisant de modifier la pagination et les coordonnées ? Dois-je soumettre la présentation pour obtenir une opinion et, le cas échéant, quand ? Ou est-ce suffisant pour l’emmener à une réunion ?
Lorsque vous donnez des commandes, il est important non seulement d’indiquer la date limite, mais aussi les détails de vos attentes. Dans le cas de la présentation mentionnée, vous pouvez par exemple:
spécifier le nombre maximum de diapositives,
demander 2-3 diapositives sur les contrats de votre entreprise dans cette industrie,
recommander l’affichage du dernier client qui a remporté un prix de l’industrie grâce à vos services,
précisez que voulez revoir la présentation au moins deux jours avant la réunion, afin de pouvoir y apporter des corrections si besoin.
Grâce à de telles lignes directrices, votre employé aura de meilleures chances de répondre à vos attentes. Cependant, cela demande de la précision et de l’attention pour verbaliser vos attentes de façon concrète.
2. Maintenez la cohérence entre ce que vous dites et la façon dont vous le dites
Jetez un regard critique sur vos discours au niveau de l’attitude, des gestes, des expressions faciales. Quelque chose interfère avec votre message ? Tous les éléments du message sont-ils toujours cohérents ? Assurez-vous que votre regard exprime ce que vous dites et que les gestes sont adaptés? Rappelez-vous que jusqu’à 70 % du temps est consacré à l’interprétation du message, non pas ce que vous dites, mais comment vous le dites. Le langage corporel est important pour l’interprétation de la communication verbale !
Si vous voulez être gentil avec quelqu’un, mais que votre regard vous dit : « Dégagez de mon chemin », vous ne gagnerez pas la sympathie de quelqu’un.
Lorsque vous déclarez sans sourire le lundi que vous avez passé un bon week-end et que vos yeux sont enflés de larmes, beaucoup de gens vont douter que ce soit le cas.
Si votre employé vous demande quelque chose d’important et que vous vous dépêchez de le trouver avec une réponse superficielle et une expression faciale insatisfaite, vous n’entendrez probablement pas parler d’un problème important la prochaine fois, car avec ce regard vous l’avez effectivement découragé de « vous déranger ».
Ce ne sont que quelques exemples qui illustrent la signification du langage corporel. N’oubliez pas de toujours vous en souvenir si vous voulez paraître authentique aux yeux de votre interlocuteur.
3. Avant de dire quelque chose, contrôlez vos émotions.
Les émotions sabotent souvent la communication. Quand vous sentez qu’ils prennent le dessus sur vous, attendez avant de verbaliser vos pensées. Cela ne veut pas dire que vous devez rester silencieux sur des questions importantes. Rappelez-vous, cependant, de ne pas toujours partager vos pensées. Surtout si vous êtes accompagné d’émotions fortes, parce que, par exemple, vous vous sentez blessé par un jugement injuste ou quelqu’un a offensé vos sentiments avec sa petite blague pas drôle.
Il ne s’agit pas de ne pas se défendre contre une attaque verbale ou de ne pas partager ses sentiments, mais dans les « situations à risque », vous formuleriez le message de manière plus réfléchie. Ainsi, au lieu d’une réponse émotionnelle, vous réagirez à la situation d’une manière ferme et professionnelle. Sans attaques et ressentiments inutiles qui peuvent aggraver un conflit non constructif. Pour que cela fonctionne, vous devez apprendre à reconnaître le moment où les émotions perturbent votre jugement et à contrôler consciemment vos réactions.
4. Découvrez le pouvoir des mots
Bien qu’il s’agisse généralement de questions individuelles, presque tout le monde a ses propres mots préférés et des mots qu’il déteste. Plus vite vous apprendrez les tendances verbales de vos collègues, plus vite vous gagnerez leur sympathie, vous vous entendrez mieux avec eux et vous atteindrez vos objectifs plus efficacement.
Les mots prononcés à un mauvais moment peuvent littéralement ruiner votre carrière. Au moment opportun, ils peuvent vous aider pour votre promotion, votre augmentation ou votre budget supplémentaire pour le projet.
Dans certaines entreprises, la négation est strictement interdite. Commencer par un « non » lors d’une discussion orageuse sur un nouveau projet clé peut même détruire l’image. Il vaut mieux dire « oui ». De cette façon, vous démontrez que rien ne vous est impossible et que vous avez beaucoup d’énergie pour agir. Il ne s’agit pas de mettre en œuvre un plan qui, malgré de nombreuses contre-indications, est voué à l’échec dès le départ, mais de trouver des solutions à des problèmes potentiels, et non de supposer immédiatement que le projet ne réussira pas de toute façon. Commencer par un » non » peut être compris comme un manque de volonté de chercher de telles solutions.
Auteur : ewa.borodziuk